O Sistema de Gestão de Documentos Arquivísticos Eletrônicos do Governo do Estado (e-Docs) foi responsável, em 2023, por uma economia de 340 toneladas de papel. Esse número é 17% superior em relação ao ano passado, quando deixaram de ser consumidas 291 toneladas.
A ferramenta já capturou, em 2023, 72 milhões de páginas, fazendo com que 26 milhões de documentos deixassem de ser impressos, o que ajudou a economizar 340 toneladas de papel e a preservar 9.600 árvores. A solução ainda contribuiu para evitar o desperdício de 182 mil metros cúbicos de água.
Com 15 milhões de assinaturas eletrônicas realizadas neste ano, o e-Docs foi desenvolvido pelo Instituto de Tecnologia da Informação e Comunicação do Estado do Espirito Santo (Prodest) e pela Secretaria de Gestão e Recursos Humanos (Seger), em parceria com outros órgãos estaduais.
Em 2023, foram autuados 440 mil processos pelo sistema, com 5,1 milhões de encaminhamentos e 4,6 milhões de despachos, entranhamentos, entre outros atos. A partir de 2021, todos os novos processos administrativos do Poder Executivo Estadual passaram a ser abertos somente pelo e-Docs.
Vantagens
A ferramenta propicia a inserção de processos e documentos, além de estar integrado a outros sistemas relevantes do Governo do Estado.
Além da redução significativa do consumo de papel, o e-Docs tem como principais vantagens: mais agilidade no atendimento das demandas; diminuição de custos operacionais com deslocamento de processos por mensageria; aperfeiçoamento dos fluxos de trabalho; facilidade de acesso às informações; transparência e segurança dos dados.
Integração e retrospectiva
Atualmente, o e-Docs está integrado há quase 20 sistemas, como os que atuam para o Departamento Estadual de Trânsito do Espírito Santo (Detran|ES) nas atividades de vistoria, emplacamento e habilitação. As ferramentas e-OUV e E-Flow (solução de formulários digitais do E-Docs) também estão integradas ao sistema.
Outro detalhe importante é que os usuários do e-Docs podem obter dados sobre o uso da ferramenta neste ano por meio do recurso Retrospectiva. Assim, é possível o servidor público estadual verificar a quantidade de documentos gerados por ele e pelo órgão onde trabalha durante o ano. Além disso, são fornecidos dados gerais relativos à economia de papel e à preservação ambiental proporcionadas pelo e-Docs.
“Não há dúvidas de que o e-Docs é capaz de promover a sustentabilidade ambiental e de aumentar a produtividade dos servidores públicos estaduais. Atingir essa excelência é fruto de muita dedicação dos funcionários do Prodest e de outros órgãos estaduais que ajudaram no desenvolvimento e implementação da ferramenta”, enfatizou o presidente do Prodest, Marcelo Cornélio.
“O e-Docs é uma importante ferramenta que contribui não só para a redução do uso de papel e das despesas relacionadas à impressão, deslocamento e guarda desses documentos, mas também para a transformação digital no Governo, tornando o procedimento mais ágil, seguro, eficiente e acessível tanto para os servidores como para os cidadãos. Estamos trabalhando para expandir o uso do sistema, por meio de adesão, aos municípios capixabas, possibilitando que esses benefícios alcancem também os usuários dos serviços ofertados pelas prefeituras”, ressaltou o secretário de Estado de Gestão e Recursos Humanos, Marcelo Calmon.
